Przy każdym czarterze jachtu, warunkiem koniecznym, który należy spełnić przed zaokrętowaniem jest spisanie z armatorem protokołu zdawczo –odbiorczego. Po co tego typu procedura? Po to aby zabezpieczyć interesy zarówno wynajmującego jak i najemcy. Samo spisywanie protokołu jest długie i uciążliwe, trzeba bowiem zapisać każdą jedną rzecz ruchomą znajdującą się na jachcie oraz wszelkie usterki części stałych. Firmy które prowadzą czartery jachtów , często mają gotowe formularze które usprawniają stworzenie protokołu, jednak nawet z gotowym formularzem, konieczne jest sprawdzenie wszystkich zapisanym w nim elementów. W czasie kiedy wypisywany jest protokół, najlepiej resztę załogi wysłać na spacer, bo czas trwania takich zapisów dochodzi niekiedy nawet do dwóch godzin. Czy wszystkie czartery jachtu mają taką procedurę ? Powinny mieć wszystkie. Dzięki temu armator nie może oskarżyć najemcy o spowodowanie szkód które zaistniały już w momencie zaokrętowania, z drugiej zaś armator unika sytuacji w której najemca zaprzecza istnieniu jakiejś części ekwipunku. Takie sytuacje nie zdarzają się często, ale żeglarze którzy przeżyli niejedne rejsy morskie i śródlądowe na czarterowanych jachtach, uprzedzają o konieczności takiego zabezpieczenia.  Pisanie protokołu i rozliczanie się z niego jest konieczną formalnością którą trzeba przejść. Po jego podpisaniu, można już jednak objąć jacht we władanie i odbyć najbardziej emocjonujący rejs życia.